LOIMAA Hyvinvointialueiden aloittaessa vuonna 2023 kouluissa törmättiin aivan uudenlaiseen ongelmaan. Oppilashuollon työntekijöiden eli kuraattoreiden, terveydenhoitajien ja koulupsykologien siirtyessä kuntien palveluksesta hyvinvointialueiden palvelukseen kunnissa jouduttiin miettimään, kuinka laajat oikeudet heille annetaan koulujen käyttämään Wilma-järjestelmään. Osassa kunnissa ja koulutuskuntayhtymissä jatkettiin entiseen malliin, osa otti käyttöön välimallin ja osa eväsi käytön kokonaan (LL 7.9.2023).
Loimaalla käyttö evättiin. Kaksi vuotta muutoksesta kouluissa ollaan turhautuneita ja väsyneitä. Tilanteen kokee ongelmalliseksi niin koulujen ja oppilashuollon henkilökunta kuin oppilaat ja heidän huoltajansa.
Hirvikosken yhtenäiskoulussa sekä Metsämaan ja Niinijoen kouluissa terveydenhoitajana työskentelevä Sanna Kankare toteaakin, että on kuin ajassa olisi palattu 15 vuotta taaksepäin.
– Esimerkiksi terveystarkastuskutsut pitää nyt viedä paperilappuina oppilaille luokkiin. Wilmasta kutsun pystyi laittamaan suoraan niin, että se näkyi myös vanhemmille.
Omat kiemuransa tuo se, että aina ei ole varmaa, missä luokassa oppilaiden tunnit pidetään, sillä välillä ne vaihtuvat kouluarjessa. Aiemmin senkin pystyi tarkistamaan Wilmasta.
– Jos kyseessä on valinnaisainetunti tai tunti on siirretty muualle, sitten ei auta kuin etsiä luokkaa jostain. Aikaa menee nykyään ihan hirveästi epäolennaiseen.
Pahinta on kuitenkin kuraattori Päivi Isotuovolan mukaan se, että ilman Wilmaa oppilaiden tietoturva heikkenee. Esimerkiksi hän nostaa oppilaiden henkilötunnukset, jotka pystyi aiemmin kopioimaan suoraan Wilmasta.
– Nyt joudun pyytämään niitä koulun henkilökunnalta ja kirjoittamaan lapulle. Tietoturvan kannalta se ei ole järkevää, sillä laput voivat hävitä ja henkilötunnus päätyä vääriin käsiin.
Isotuovola työskentelee kuraattorina Hirvikosken yhtenäiskoulun lisäksi Puistokadun koulussa sekä hirvimetsän päiväkodin eskarissa.
Myös viestintä oppilaiden ja kotien kanssa aiheuttaa kuraattorin mukaan tietoturvariskin. Aiemmin viestit lähetettiin Wilman kautta suljetussa järjestelmässä, nyt viestintäkanavina toimivat sähköposti, tekstiviestit tai puhelut. Numerot ja sähköpostit joudutaan pyytämään erikseen esimerkiksi rehtorilta.
– Hankalaa on myös se, että kun viestejä on monessa eri kanavassa, välillä on todella vaikea muistaa, mitä kautta olen kenenkin kanssa ollut yhteydessä.
Huolta herättävä seikka on myös oppilaiden palveluiden saaminen ja turvaaminen. Keskuskoulun vanhempainyhdistyksen puheenjohtaja Riikka Vehviläinen sanoo Wilman olleen aiemmin matalankynnyksen yhteydenottoväline.
– Nyt kodeissa koetaan, että yhteydenotto on hankalaa. Esimerkiksi terveydenhoitajalle on tietyt soittoajat, mutta kun vanhemmilla on oma työ ja paljon muuta, niin ne menevät monesti ohi.
Hän ei myöskään pidä hyvänä sitä, että rehtorin tai koulun henkilökunnan pitää välittää oppilashuollon viestejä.
– Pidän ehdottoman tärkeänä sitä, että oppilashuollon henkilökunnalle saataisiin edes rajattu näkymä. Se helpottaisi kaikkien arkea.
Huolestuttavaa on Vehviläisen mukaan myös se, että oppilaat saattavat jättää menemättä esimerkiksi koulupsykologille, koska yhteydenotto on niin hankalaa.
Hirvikosken yhtenäiskoulun rehtori Jari Schwartz yhtyy Vehviläisen huoleen. Hän sanoo, että joskus koulussa joudutaan tekemään paljon töitä, että oppilas saataisiin menemään koulukuraattorille tai -psykologille. Se vaikeutuu entisestään, jos yhteydenotto on vaikeaa. Lisäksi oppilaan kynnystä voi nostaa se, jos hän ei halua asian kantautuvan vanhemmilleen.
– Käynti voi kuitenkin tulla ilmi, kun opettaja joutuu laittamaan luvattoman poissaolon tunnilta. Hänelle kun ei tule enää tietoa oppilaan käynnistä oppilashuollon henkilökunnan luona.
Kuraattorin ja kouluterveydenhuollon näkökulmasta yhteydenpito-ongelmaan liittyy se, että ilman Wilmaan pääsyä he eivät tiedä, jos ajan varannut oppilas on esimerkiksi sairaana.
– Jos hän ei muista ilmoittaa siitä erikseen, emme saa tietoa mistään. Aiemmin pystyimme antamaan perutun ajan jollekin toiselle.
Isotuovola ja Kankare harmittelevatkin, että oppilashuollon henkilökunnalta on hävinnyt kokonaiskuva oppilaista ja yleensäkin kouluarjesta.
– Tämä vaikeuttaa myös moniammatillista yhteistyötä, joka kuuluu olennaisena osana oppilashuoltoon, Sanna Kankare toteaa.
Schwartz toivoo, että asiaan saataisiin selkeä päätös esimerkiksi Opetushallituksesta.
– Pidän kohtuuttomana sitäkin, että vastuunkantajana joutuu nyt toimimaan yksittäinen viranhaltija.
Wilman käyttöoikeuksien päällä Loimaalla istuva sivistysjohtaja Manne Pärkö myöntää, että asia on erittäin hankala, koska kyseessä on oppilaiden ja huoltajien henkilötietojen luovuttaminen opetuksenjärjestäjän henkilörekisteristä. Hän sanoo keskustelevansa ongelmasta lähes viikoittain kollegojensa kanssa. Tähän saakka hän on kuitenkin halunnut pitää kiinni valitusta linjauksesta, vaikka sanookin, että eri opiskeluhuollon henkilöillä on jonkin verran erilaiset oikeudet nähdä tietoja.
– Tietoturvasäädökset ovat tiukkoja, jotka säätelevät toimintaamme. Siksi olen lähtenyt siitä, että tietojen luovuttamisessa täytyy olla tosi huolellinen, hän perustelee.
Pärkö kuitenkin painottaa, ettei tarkoitus ole vaikeuttaa kenenkään palvelun saamista tai työntekoa.
– Hyvinvointialueiden alkuvaiheessa viestintäkanaviksi tulivat sähköposti ja puhelin. Valtiovallan tasolla käsittääkseni jatketaan työtä tiedonsiirron sujuvoittamiseksi ja keskustelut jatkuvat myös hyvinvointialueen ja kuntien kesken, jotta löydettäisiin tilanteeseen toimiva ratkaisu.
Palvelujen tarjoajan mielestä Wilmaa voi edelleen käyttää
Wilma-järjestelmää kouluille tarjoavan Visma Aquila oy:n koululiiketoiminnan johtaja Teemu Lehtonen sanoo heidän tulkitsevan asiaa niin, että oppilashuolto voi käyttää Wilmaa edelleen. Tulkinta pohjautuu hänen mukaansa siihen, että järjestelmässä pystytään rajaamaan laajempi tiedonsaanti henkilötasolla.
– Eli kullekin henkilölle pystytään rajaamaan ne oikeudet, joita he tarvitsevat työssään.
Lehtosen mukaan asiaa on testattu isojen asiakkaiden kanssa, ja mukana on ollut lakiasiantuntijat.
Hän korostaa myös, että Wilman käytössä tärkeintä on, että lapset ja nuoret saavat mahdollisimman helposti yhteyden oikeisiin ihmisiin. Hän pitää tärkeänä myös tietoturvaa, johon Wilma vastaa suljettuna järjestelmänä hänen mielestään hyvin.
Opetushallituksen yksikön päällikkö ja juristi Laura Francke huomauttaa kuitenkin, että koulutuksen järjestäjän antaessa opiskelijarekisterin tietoja opiskeluhuoltopalvelujen käyttöön kyseessä on tietojen luovutus ja silloin vastuu on luovuttajalla.
– Koulutuksen järjestäjä vastaa rekisterinpitäjänä siitä, että se luovuttaa hallussaan olevia henkilötietoja lainmukaisesti.
Hän sanoo, ettei Opetushallitus ota kuitenkaan kantaa käytännön ratkaisuihin, vaan valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.